MODUL 10 PTI Mengelola Informasi

MODUL 10

MENGELOLA INFORMSI

          A.   Pengelolaan Informasi

”Knowledge is Power”. Pepatah ini sudah sering kita dengar, tapi Bill Gates ternyata tidak sependapat. Menurut Bill Gates dalam bukunya Business @ the Speed of Thought, informasi yang di-share-lah yang memiliki kekuatan dahsyat, karena informasi ini telah berubah dari informasi pasif (yang hanya berada di kepala masing-masing orang, ataupun yang tersimpan dalam file) menjadi informasi aktif, yaitu informasi yang bisa memberi nilai tambah bagi kegiatan misalnya bisnis perusahaan. Informasi sudah menjadi salah satu sumber daya dari sekian banyak sumber daya.

Berikut ini akan disampaikan beberapa pengertian informasi dari berbagai sumber.

1.    Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.    Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3.    Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4.    Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

B.  Mencari Informasi

Dalam pengolahan data menjadi sebuah informasi, langkah pertama yang harus dilakukan adalah pengumpulan data itu sendiri. Disini dibutuh sebuah kejelian untuk mendapat data-data tersebut. Pengumpulan data ini, dapat dilakukan dengan berbagai cara misal dengan observasi (pengamatan), angket dan lainnya. Namun saat ini yang paling sering adalah mencari informasi dengan melakukan searching dan browsing di internet, misalnya dengan memanfaatkan search engine.

Banyak situs-situs di internet yang menyediakan fasilitas search engine, contoh www.google.com , www.altavista.com , www.yahoo.com dan lain-lain.

C.  Memilah dan Menyimpan Informasi

Setelah data-data untuk informasi tersebut didapatkan, langkah selanjutnya adalah memilah data tersebut, yaitu mengambil data-data yang dianggap aktual, terpercaya, akurat dan uptodate. Sehingga data-data yang tidak diperlukan dapat disisihkan dari data yang akan diambil. Data-data yang dianggap perlu, dikelompokkan kemudian disimpan, ingat dalam penyimpanan harus memperhatikan aspek pengarsipan, sehingga jika diperlukan nantinya secara cepat dapat diambil kembali.

a.      Pengolahaan Informasi Menjadi Informasi Baru

Dari data-data yang telah disimpan, dapat dibeda menjadi dua jenis :

1.    Data informasi yang langsung dapat ditampilkan.

2.    Data informasi yang harus diolah dulu, baru bisa ditampil menjadi informasi baru.

Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi baru, dapat dilakukan dengan pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan sebagainya.

Contohnya data yang diperoleh dari internet masih dalam format html, kemudian akan diolah dengan menggunakan Ms. Word, maka data-data dalam format html tersebut kita ubah menjadi format doc dengan melakukan copy paste ke dalam sebuah dokumen Ms. Word, setelah itu dapat dilakukan pengeditan, penambahan, penggabungan dan lain-lainnya.

Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi baru, dan dapat di presentasikan dalam bentuk apapun. Sebagai contoh dalam format PDF, atau dengan menggunakan Ms. Powerpoint bahkan secara lisan, karena sebuah informasi aktif, jauh lebih berharga dari informasi pasif.

b.                  Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Sistem Informasi Berbasis Komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan misalnya dalam rangka pengambilan keputusan-keputusan stategis.

Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan. Di tengah lajunya kemajuan industri yang berbasis teknologi telekomunikasi dan informatika, informasi yang cepat dan akurat semakin menjadi kebutuhan pokok para decission maker. Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Sedangkan suatu sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi mereka yang membutuhkannya. Sistem informasi yang tepat akan membantu kebijakan level manajerial dalam hal program-program dan rencana-rencana operasional serta sasaran yang akan dicapai misalnya oleh organisasi atau perusahaan.

D.  Pengaman File Dokumen

Langkah pegerjaannya:

     1.     Buka MS Word kemudian pilih Macros dan klik View Macros

     2.     Lalu akan muncul jendela dan isikan Macros name dengan (Autoexec) dan pada Macros in dengan (Normal.dotm) lalu klik create

     3.      Akan muncul seperti pada gambar dibawah ini dan masukan syntax seperti ini :

Sub autoexec()

'

' autoexec Macro

'

'

strcakra = InputBox("Masukkan password anda : ", "password")

If strcakra = "ndacantik" Then

intdepox = MsgBox("Password anda benar")

Application.Activate

Else

intdepox = (" Password anda salah , silahkan coba lagi dong ")

Application.Run macroname:="fileexit"

End If

End Sub

     4.       Pilih file lalu klik “close and Return Microsoft Word” atau ALT+Q

    5.      Kemudian buka kembali Ms.Word dan akan muncul jendela meminta password dan masukan kode password yang anda buat pada syntax

     6.       Setelah anda memasukkan password akan muncul jendela seperti ini, berarti anda berhasil.